Licença de Software: por que isso importa e como gerenciar

Assim como tudo na empresa, a licença de software requer um cuidado extra e uma boa metodologia de gestão para o melhor funcionamento possível.

Caso a sua empresa conte com muitos processos informatizados, esse procedimento se torna ainda mais importante, já que as licenças em dia garantem mais funcionalidade e, principalmente, segurança.

Fora isso, um bom gerenciamento de licença de software garante que a sua empresa não fique somada a triste porcentagem de 46% de computadores com produtos pirateados, como mostrou a pesquisa BSA The Software Alliance, em 2018.

Por isso, a Controle Já preparou este conteúdo com todas as principais informações sobre licenças de softwares e como gerenciá-las de forma assertiva a partir de 5 dicas estratégicas.

A importância de gerenciar a licença de software

Manter a licença de software de todos os seus programas em dia é fundamental para garantir que os processos dos seus negócios estejam todos alinhados de maneira simples e objetiva em prol do melhor desempenho possível.

Afinal, através do gerenciamento das licenças, você mantém um bom controle no uso dos programas por colaborador, evitando pagar por algo sem necessidade, passando a tomar decisões mais analíticas e corretas.

Em geral, manter a licença de software em dia traz alguns benefícios e entre os principais estão:

Reduz custos

Considere que, cada licença extra paga e não usada é um gasto para a sua empresa. Com isso em mente, note que a gestão de licenças deve servir para manter um controle em relação aos softwares contratados.

Ou seja, uma vez que você, gestor ou empresário, sabe quem precisa de qual programa com tal finalidade, é possível determinar medidas que otimizem os processos.

E assim a possibilidade de redução de os custos operacionais em cada etapa, se torna cada vez mais atrativo. Sem contar o corte direto da licença nos computadores inutilizados.

Reforça a segurança

Uma vez que as licenças dos softwares da sua empresa estejam em dia e que nenhum programa fique pirateado, a segurança fica reforçada.

Isso acontece porque o não licenciamento inabilita atualizações importantes de segurança e pode permitir a invasão de pessoas com intenções maliciosas.

Aumenta a produtividade

Outro importante benefício do licenciamento de software com uma boa gestão é a garantia extra de produtividade.

Desta maneira, uma vez que os programas estejam atualizados, a funcionalidade dos softwares fica ainda mais garantida. Sendo assim, é possível que os colaboradores não sofram encerramentos inesperados que comprometem a sua entrega ao longo do dia.

Como elas impactam o mercado

Mesmo com os quase 50% de programas não licenciados em todo o território nacional, o Brasil gasta R$ 3,7 bilhões para pagar licenças de softwares, segundo uma estimativa de John ‘Maddog’ Hall, diretor-executivo da Linux International Foundation.

Esse valor conta com centenas de variáveis, e sem dúvidas, uma das principais é a falta de uma boa gestão de licenças.

Justamente por isso, a Controle Já reuniu 5 dicas para você gerencia a licença de software dos seus computadores.

5 dicas para gerenciar a licença de software de maneira assertiva

Para uma boa gestão da licença de software da sua empresa, você precisa criar uma rotina que permita um gerenciamento contínuo.

Ou seja, uma alternativa que possa ser possível manter uma atualização constante dos prazos de vencimentos, das futuras atualizações dos programas e do estado de funcionamento.

Por isso, separamos essas 5 dicas para você usar na sua empresa:

1.   Concentre as licenças em um único email

Todo programa que precise de uma licença para uso, geralmente necessita de um cadastro prévio.

Nesse momento, use sempre o mesmo email e assim concentre os avisos de renovação e atualizações.

2.   Faça reuniões com colaboradores

Outra importante forma de ter um feedback à respeito das licenças dos softwares é conversando com seus colaboradores internos.

Por isso, sempre que possível, faça uma reunião curta e rápida para ter comentários em relação ao funcionamento dos programas da empresa.

3.   Revise os programas instalados nos computadores

Caso você tenha trocas constantes de cadeiras entre os colaboradores, é natural que algum programa extra seja instalado sem conhecimento do gestor.

Mesmo que tenha sido feito na intenção de otimizar os processos, a instalação pode criar um gasto extra para a empresa ou, caso feita de forma ilegal, pode ser uma brecha para invasores.

4.   Padronize o uso de programas

É comum que os colaboradores tenham mais familiaridade com certos tipos de programas, por exemplo escolher o Illustrator ao invés do Photoshop, sendo que ambos os programas são muito parecidos.

No entanto, essa difusão de programas pode prejudicar o controle e a gestão da licença de software já que você acaba pagando pelos dois ao invés de um. Sendo assim, a padronização pode tornar tudo mais fácil caso implementada.

5.   Conte com apoio externo

A licença de software é algo difícil de ser implementada e caso a sua empresa atue com dados sigilosos, como cartões bancários ou registros pessoais, procurar por empresas que contam com um bom histórico é algo fundamental.