Produtividade: 5 passos para ter melhores resultados

A primeira coisa que é preciso ficar claro é: produtividade não é o mesmo que trabalhar muito.

A maioria das pessoas acredita que quanto mais volume de trabalho tiver e mais horas extra fizer, mais produtivas elas serão e isso não é verdade. A eficiência está mais ligada à entrega de resultado, do que se descabelar por acúmulo de trabalho.

Uma pesquisa realizada pela FIA em conjunto com a FEA-USP mostra que ao manter bons resultados no home office, devido a quarentena, cerca de 70% dos executivos brasileiros pretendem manter este cenário após o fim do isolamento social.

O que nos indica que nem mesmo a mudança de rotina impede que sua equipe apresente resultados.

Por que a produtividade importa?

A produtividade pode economizar recursos ao eliminar processos problemáticos e assumir um gerenciamento mais otimizado das tarefas. Desta forma sua entrega de resultado aumenta permitindo uma gestão de tempo mais eficiente.

Além disso, estabelecer um ritmo adequado melhora sua qualidade de vida, já que você deixa de levar trabalho para casa ou abdicar de suas horas de lazer. Tudo isso contribui para diminuir consideravelmente o estresse.

Quais os benefícios de entregar bons resultados?

Entregar resultados apenas satisfatórios não faz com que sua equipe ou empresa chegue a lugar algum, no máximo você manterá o que já tem.

No entanto, quando nos empenhamos em ser mais produtivos e entregamos bons resultados, aumentamos a competitividade no mercado e sua relevância no nicho.

1.   Liste suas tarefas

Ao listar suas tarefas você é capaz de manter um maior controle de suas atividades, principalmente, quando você precisa trabalhar em mais de um projeto ao mesmo tempo.

Uma forma eficiente de fazer isso é utilizar as diversas ferramentas que existem disponíveis online, como o Google Keep, Evernote, OneNote, Trello ou Asana.

Com estes recursos você pode adicionar mais participantes nas tarefas, garantindo que todos estejam cientes, gerenciar melhor o tempo de produção delas e muitas outras funções específicas.

2.   Classifique cada atividade

Como já explicamos, a produtividade está mais ligada à entrega de resultado, do que a volume de trabalho. Classificar suas atividades te ajuda a gerenciar melhor seu tempo.

Uma boa maneira de classificar é utilizar a Matriz de Eisenhower, com ela você divide cada tarefa em uma matriz com um eixo de tempo (urgente/não urgente) e um eixo de relevância (importante/não importante). Com isso você pode tomar decisões mais claras e assertivas.

3.   Evite interrupções

Evite redes sociais e se possível peça aos seus colaboradores para não as acessar, já que é muito fácil perder 30 minutos só rolando o feed.

Porém, as interrupções dentro da empresa podem ser muito prejudiciais, afinal nem toda interrupções são urgentes.

Uma forma de evitar isso é adotar o envio de e-mail ou outro método de comunicação interna que permita atender às solicitações alheias quando for mais conveniente.

4.   Cuidado com a procrastinação

Deixar as coisas menos importantes para outro momento não é o mesmo que procrastinar. Sua produtividade pode cair muito quando tarefas não importantes se tornam urgentes por terem sido negligenciadas.

5.   Tire seu foco do tempo

Normalmente, nós programamos com base no tempo, mas isso pode afetar sua entrega de resultado.

Por exemplo, ao definir que você irá ler por 30 minutos pode haver coisas urgentes ou distrações, neste caso a quantidade de páginas lidas não será tão expressiva.

Ao invés disso você pode se organizar por etapas, como ler 30 páginas. Fazendo isso há um empenho em chegar ao final no menor tempo possível.